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USAGES EN MATIÈRE DE COMMUNICATION ÉCRITE PROFESSIONNELLE



Pierre CÉLIER, Professeur de l'ENSET de Mohammedia
Document mis à jour le 25/01/2004




Dans l'énoncé d'une étude de cas, il n'est pas rare qu'une question vous invite explicitement à rédiger un document à usage professionnel. Par ailleurs, même lorsque ce n'est pas le cas, la présentation de certaines réponses sous la forme d'une "note" peut être un moyen élégant de gagner du temps lors de la mise en forme de son travail de réflexion, sous réserve, bien sûr, que la question s'y prête et que cette note soit suffisamment structurée.
L'objectif de cette page est de vous rappeler, très brièvement, la nature et les principales contraintes des quatre types de "messages" les plus courants de la vie professionnelle : le RAPPORT, la NOTE, le COMPTE-RENDU, le COURRIER COMMERCIAL et l'IMPRIMÉ COMMERCIAL.
Il n'est peut-être pas inutile de rappeler préalablement que, quelque soit sa nature, votre message, sera d'autant plus efficace, qu'il sera clair (vocabulaire précis et technique, phrases courtes et homogènes, style direct et concis), structuré (plan clair et logique), explicite (répond à son objectif précis de manière argumentée), adapté à son destinataire... et, bien entendu, dépourvu de faute de syntaxe et d'orthographe.


  
LE RAPPORT
Document à vocation interne ou externe, dans lequel l'émetteur après avoir analysé et synthétisé des faits, une situation ou une documentation formule un avis et des propositions d'actions afin de préparer les décisions du commanditaire du rapport.
Conçu comme une démonstration, il doit aboutir à des recommandations précises.
Structure et mentions obligatoires : page titre (objet étude, auteur, date, nom et fonction commanditaire) - "résumé managérial" (synthèse des conclusions et des recommandations) - corps du rapport (exposé détaillé, structuré en parties et sous-parties avec conclusions intermédiaires et transitions) - conclusion finale (synthèse des conclusions partielles justifiant recommandations) - annexes - sommaire paginé - listes (des graphiques et des tableaux, des annexes).

  
LA NOTE
Document interne, plus concis, il est destiné à informer, ordonner, signaler, demander ou répondre.
On peut distinguer :
- la note de synthèse : résume et condense les idées relatives à un thème ou un problème donné (structurée avec un plan classique) ;
- la note de travail : prépare un travail et constitue une étape de réflexion dans la réalisation de celui-ci (plus informelle et peu structurée) ;
- la note de service : échange d'informations entre services '("note à" : descendante / "note pour" : ascendante).
… Lorsque l'énoncé d'une étude de cas réclame une "note", il s'agit en général d'une "note de synthèse" (même si elle concerne une information entre service) qui exige un travail de structuration.
Structure et mentions obligatoires : en-tête (service émetteur, référence, date, destinataire) - objet (signifiant) - corps (développement plus ou moins structuré, sans formule de politesse) - émetteur.

  
LE COMPTE RENDU
Document interne, résumant des faits ou événements destinés soit aux absents (information), soit aux présents (aide-mémoire).
Structure et mentions obligatoires : objet (date, lieu et nature de l'événement relaté) - liste des participants (nom et fonction) - rappel de l'ordre du jour - éventuellement : destinataire (nom et fonction) - corps (développement structuré avec un plan correspondant soit à un ordre chronologique, soit à une classification logique des faits) - émetteur (nom et fonction).

  
LE COURRIER COMMERCIAL
Document externe, destiné à un échange d'informations entre partenaires commerciaux.
Structure et mentions obligatoires : en-tête (date, identification de l'entreprise + service + personne émettrice) - destinataire (identification de l'entreprise + service + personne destinataire) - rappel de l'ordre du jour - objet (résumé du message) - corps (développement structuré suivi d'une formule de politesse) - signature (suivi du rappel du nom et fonction émetteur).

  
L'IMPRIMÉ COMMERCIAL
Document externe, destiné à présenter les activité de l'entreprise ou à servir de relais dans une campagne publicitaire ou promotionnelle.
Structure et mentions obligatoires : ce type de document est issu d'une démarche créative et ne présente pas de structure type ou de mentions obligatoires… sous réserve, bien sûr, des obligations légales en la matière et du bon sens commercial.
La principale contrainte en la matière est qu'il soit parfaitement adapté à son objet et à sa cible.



... POUR ALLER PLUS LOIN :
Nous vous invitons à consulter le document "Bien communiquer par écrit"* (document au format pdf, reproduit avec l'aimable autorisation du site "Économie et Gestion" de l'académie de Lille) qui vous apportera des précisions supplémentaires sur ces différents types de communication ainsi que sur l'évolution des usages commerciaux.




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